Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek - najlepsza inwestycja

Szanowni Państwo,

W ramach realizacji projektu nr POKL. 05.02.01-00-051/09 "Podniesienie kompetencji kadr samorządów Powiatu Prudnickiego" w Starostwie Powiatowym w Prudniku przeprowadzany jest proces samooceny w oparciu Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assessment Framework). Model skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów do doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie, (średnio co 2 lata) jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF jest jednym z narzędzi zarządzania administracją publiczną, dzięki któremu podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności. Model zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny:

• kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy,
• kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/ klientami, Wyniki działalności w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.
• Kryteria dotyczące potencjału organizacji, określają, czym dana organizacja zajmuje się i w jaki sposób podchodzi do osiągnięcia pożądanych wyników. Przy analizie kryteriów wyników rozważa się te, które dotyczą wyników osiągniętych w relacjach z klientami/obywatelami, pracownikami i ze społeczeństwem oraz kluczowe wyniki działalności, w oparciu o badanie opinii oraz ocenę wewnętrznych wskaźników.

Wdrożenie metody CAF przebiega w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:

Faza 1 - Początek drogi z metodą CAF

Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny:

• jednoznaczna decyzja kierownictwa podjęta po konsultacji wewnątrz organizacji,
• określenie zakresu i podejścia do samooceny,
• wybór skali ocen,
• wyznaczenie lidera projektu.

Krok 2: Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny:

• określenie i realizacja planu komunikacji wzajemnej,
• stymulowanie zaangażowania personelu w proces samooceny,
• przepływ informacji w kontaktach z zainteresowanymi stronami w poszczególnych fazach

Faza 2 - Proces samooceny

Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny:

• określenie liczebności grupy samooceny,
• utworzenie grupy samooceny odzwierciedlającej wszystkie istotne aspekty organizacji
• zgodnie z przyjętym zestawem kryteriów,
• wybór przewodniczącego grupy,

Krok 4: Organizacja szkoleń:

• informacja i szkolenie zespołu zarządzającego oraz grupy samooceny,
• określenie kluczowych zainteresowanych stron, dostarczanych produktów i usług oraz procesów kluczowych.

Krok 5: Przeprowadzenie samooceny:

• podjęcie oceny indywidualnej,
• wypracowanie konsensusu w grupie,
• punktacja.

Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny:

Faza 3 - Plan doskonalenia / ustalenie priorytetów

Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia, na podstawie zaakceptowaneg raportu samooceny:

• ustalenie priorytetów działań doskonalących,
• zróżnicowanie działań w ramach realistycznie zakreślonych horyzontów czasowych,
• włączenie planu działania w proces kompleksowego planowania strategicznego.

Krok 8: Komunikacja informacji o planie doskonalenia.

Krok 9: Implementacja planu doskonalenia:

• określenie spójnego podejścia do monitorowania i oceny działań doskonalących, w oparciu cykl planuj- wykonaj- sprawdź- popraw,
• wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każde działanie doskonalące,
• stałe korzystanie z odpowiednich narzędzi zarządzania.

Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF:

• ewaluacja działań doskonalących w ramach nowej samooceny.

Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:

• ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora publicznego w Europie,
• ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
• uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
• uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynikami a działaniami wspierającymi (potencjałem),
• wzbudzenie zainteresowania pracowników i skłonienie do zaangażowania w proces usprawnień,
• upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
• włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
• pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.

Planowany termin zakończenia procesu samooceny w Starostwie Powiatowym w Prudniku przewiduje się w miesiącu kwietniu 2011 r. Efektem prac będzie raport z procesu samooceny, który zostanie opublikowany.